Digitalización de tu sistema de calidad

Nuestro concepto de un sistema de gestión donde todos los documentos y registros son impresos y debemos llevar el control mediante la emisión de copias impresas controladas y colocarlas en carpetas que distribuimos a las áreas o procesos esta cambiando rápidamente  y con esta nueva era tecnológica se esta revolucionando. Recuerdo nuestro primer sistema de gestión que certificamos bajo norma ISO 9001, era nuestro orgullo mostrar una pared con un librero lleno de carpetas con los documentos originales de toda la organización y decir solemnemente “No se preocupen el personal no tiene que consultarlos aquí, en cada área o proceso hay una carpeta completa con copias controladas de nuestro sistema disponible para todos nuestros colaboradores“, en aquellos tiempos aunque parezca increíble la presumíamos cuando los clientes nos visitaban y era motivo de orgullo, llegamos a tener 20 lugares físicos donde había una carpeta (modulo de consulta) con las copias controladas (selladas, identificadas y firmadas).

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Habitualmente con la maduración del sistema de gestión y los cambios organizacionales, el autorizar, imprimir, sellar la copia controlada y sustituirla en las carpetas ubicadas en las áreas respectivas se volvía un trabajo de tiempo completo y con alta probabilidad de que en algún lugar (carpeta) se quedara un documento obsoleto, y como es previsible un  sistema de gestión en funcionamiento y administrado por humanos conlleva el error humano normal y además existen documentos que se cambian frecuentemente y que debe difundirse a toda la organización la nueva versión, además en sistemas en maduración es una tradición que cuando se acercan las auditorias, es la época donde mas movimiento documental se presenta. Entonces el fatídico día de la auditoria llegaba cuando el dedo del auditor (prueba inequívoca de que las leyes de murphy son universales) encontraba el documento obsoleto evidenciando y constituyendo el hallazgo para la no conformidad en control de registros. Pero eso no era lo peor muchos colaboradores aunque leían el texto “copia controlada prohibida su reproducción”, sacaban una copia para estudiarla en casa, en el medio de transporte o bien les parecía que podían consultarla mas rápido sin moverse de su lugar (aunque normalmente el modulo de consulta estuviera a unos pasos) y esa copia luego andaba en los cajones o en las áreas mas inverosímiles de la organización y como imán tenia la mágica propiedad de atraer al auditor para encontrarla. El tiempo y las circunstancias me han permitido formarme como auditor y/o evaluador de sistemas en diferente normatividad y parece increíble que cuando se adquiere esa competencia como por flujo divino uno adquiere ese poder y a veces hasta me sorprende probar este atributo solicitando documentos al azar  y constatar que tengo el don del dedo de auditor, tambien el tiempo y la experiencia me han enseñado que cuando eso sucede se debe aumentar el numero de registros evaluados para detectar si el error detectado con dedo de auditor es recurrente, normalmente son casos aislados. Tambien es curioso que este don solo lo tenemos cuando somos auditores y lo he constatado porque cuando quiero aprovecharlo en operación o supervisión ese poder se esfuma o no se hace presente en un ser mundano. Lo anterior me lleva a considerar en la creencia del santo patrono de la calidad, pero bueno ese es otro tema.

Regresando al tema una de las decisiones que muchas organizaciones están tomando actualmente y que es un proceso natural es digitalizar su sistema de gestión y no tener documentos impresos o que sean los mínimos y que todos estén disponibles en la computadora y entonces poco a poco te empiezas a obsesionar con esta necesidad, es por ello que te daré varios tips o sugerencias de como migrar a un sistema sin hacer un gasto excesivo. Porque también es cierto que uno puede cotizar software que comercializan para control de documentos y representa una erogación no tan despreciable, ya sea comprándolo, o acordando una renta adicional por el uso de una licencia o una cuota por usuario. Lo que me he percatado es que muchas veces como decían nuestras abuelitas “te sale mas caro el caldo que las albondigas” y a veces el sistema que uno adquiere es tan robusto o complejo que no es fácil capacitar a nuestro personal para usarlo y terminamos los de calidad controlando y dando de alta todo, y cuando el usuario requiere encontrar el documento se pierde en la infinidad de ramificaciones de carpetas con documentos y frente al auditor en completa desesperación por contestar alguna pregunta y al darse por vencido de buscar en la computadora saca su copia del cajon de la copia controlada del antiguo sistema documental impreso. ¡¡¡¡noooooooo!!!!!!.

Por lo anterior cuando decidas digitalizar tu sistema ten en mente lo siguiente para tomar una decisión:

  1. Busca soluciones sencillas
  2. Reorganiza tu sistema para que aproveches la digitalización
  3. Valora que la opción seleccionada sea didáctica para tus colaboradores
  4. Que sea fácil de administrar
  5. Verifica que sea una herramienta disponible para difundir en la organización considerando tu infraestructura

6. El costo no sea excesivo o se vuelva una renta molesta a largo plazo

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Es por ello que en el próximo articulo (parte II) daré algunos tips o sugerencias para digitalizar a bajo costo.

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